Evenementenloket

Als je in Hove een evenement organiseert, als particulier of vanuit een bedrijf, organisatie of vereniging, dan vraag je dit aan via ons evenementenloket. In de meeste gevallen heb je een officiële toelating nodig van de burgemeester.

Wanneer doe je een aanvraag of een melding via het evenementenloket?

Als één van onderstaande vragen op jouw evenement van toepassing is.

• Wanneer je het openbaar domein inneemt voor het evenement of een gedeelte van het evenement.

• Wanneer je luider muziek wil spelen dan 85 decibel, tenzij de zaal Vlarem-gegund is.

• Wanneer je een straat, plein, parking tijdelijk wenst af te sluiten of parkeervrij wil maken.
• Wanneer je vuur wil gebruiken.
• Wanneer het gaat om een buurt-, straat- of schoolfeest.
• Wanneer het gaat om een publieke fuif (zowel binnen als buiten).
• Wanneer het gaat om een evenement met een politieke of religieuze insteek.
• Wanneer het gaat om (commerciële) promotie of verkoop op de openbare weg.

Waarom doe je een aanvraag?

• Een evenement organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Ben je wel in orde met de wetgeving en het politiereglement? Wat moet je doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen, … in orde te zijn? Door het formulier in te vullen overloop je voor jezelf nog eens een aantal mogelijke valkuilen.
• Door de aanvraag in het evenementenloket worden alle gemeentelijke diensten, brandweer en politie op de hoogte gebracht en - indien nodig- om advies gevraagd.
• Door je aanvraag kunnen we ook nagaan of je evenement niet gehinderd wordt door andere evenementen of eventuele (weg)werkzaamheden.
• Vindt jouw evenement plaats op het openbaar domein? Dan wordt die inname van openbaar domein tijdens je evenementenaanvraag mee behandeld.

Aanvraagtermijn

Type evenement	Minimum aantal werkdagen op voorhand
Buurtfeest/Straatfeest/Schoolfeest/Eetfestijn/Kleine fuif/Bal/Concert/Muziekfestival/Theater (<800 deelnemers) Zomerbar/café-avond Fotoshoot of filmopname op openbaar domein Sportevenement (uitgezonderd wielerwedstrijden) Speelstraat Vuurwerk	30
Grote fuif/Bal/Concert/Muziekfestival/Theater (>800 deelnemers)Rommelmarkt/Garageverkoop/Beurs/Occasionele markt/Braderij Stoet, optocht, doortocht op openbare weg	60
Wielerwedstrijd	70

Hoe dien je een aanvraag in?
De aanvraag gebeurt online via het evenementenloket.
Je opent de toepassing in google Chrome of Edge.

Aanvraag evenement

Maak een account aan

Wat zijn hier de voordelen van?

• Je moet niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven.
• Je kan een deel van de aanvraag invullen en dit later vervolledigen.
• Je kan ook steeds nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt.
• Je kan een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement.

Let op! Maak maximum één account aan per vereniging, voor een optimaal gebruik van de toepassing.

Start je aanvraag

Kies het type evenement en doorloop het aanvraagformulier.

• Op enkele plaatsen in de aanvraag kan je bestanden toevoegen. Gelieve hier zoveel mogelijk gebruik van te maken om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van het evenement. Per bestand is er een maximum van 10MB.

• Wanneer je een evenement organiseert en je plaatst tijdelijke constructies zoals een tent, een partytent, eetkraam, EHBO, opblaasbare structuren, nooduitgangen, enz. (minimale informatie voor de veiligheidsdiensten) link, dan moet je een inplantingsplan indienen tijdens je evenementenaanvraag. Je kan Google Maps gebruiken om een inplantingsplan te maken. Dit heeft het voordeel dat het inplantingsplan doorgestuurd kan worden via een link zodat je geen grote bestanden moet uitwisselen. Verder kunnen meerdere mensen aan het plan werken omdat het in de 'cloud' staat. In het aanvraagformulier voor evenementen kan je dan de link naar het inplantingsplan ingeven. Je hebt wel een account nodig om dit te kunnen uitvoeren.
• Een account aanmaken bij Google Maps doe je via deze link;

Op de laatste pagina van het aanvraagformulier, vink je beide vakjes (m.b.t. de algemene voorwaarden en contactinfo) aan. Druk op ‘verzend’ en je aanvraag is ingediend.

Je bent als aanvrager zelf verantwoordelijk voor de gegevens die je indient.

• Via mail noreply@eaglebe.com ontvang je
  • Een bevestiging van indiening
  • Een eventuele vraag tot bijkomende informatie
  • Een vergunning van de evenement na goedkeuring door burgemeester
  • Een weigering na negatief advies van politie, burgemeester of brandweer

! Deze mails komen van de afzender ‘Gemeente Hove via EagleBe’ noreply@eaglebe.com. Voeg dit mailadres best toe aan de veilige afzenders en check zeker ook je spam-folder.

Heb je nog vragen?

E-mail: evenementen@hove.be of tel. 03 454 39 01.

Wielerwedstrijden
Hiervoor gebeurt een aanvraag bij elke gemeente apart. Je laadt hiervoor een Gpx bestand op.

Zoek je een zaal voor je evenement?

https://www.hove.be/huur-lokalen 

Ondersteuning communicatie en promotie

We helpen je graag met de promotie van jouw evenement. Hiervoor kan je beroep doen op onderstaande ondersteuningsmogelijkheden:

• UIT in Vlaanderen
• een activiteit op UIT in Vlaanderen toevoegen doe je hier
• gemeentelijk infoblad 'infoHove' (contact: 03 460 33 11, informatie@hove.be)
• www.hove.be: activiteiten die werden ingevoerd in de UIT-databank (UIT in Vlaanderen) verschijnen de dag nadien in de activiteitenkalender op de gemeentelijke website.

Op deze kaart vind je een overzicht van alle evenementen en andere innames van het openbaar domein (en de voorziene hinder) die gepland zijn de komende 30 dagen. Je kan de periode eventueel verruimen.